Cómo dominar la colaboración asíncrona

Por qué es importante la colaboración asíncrona

Muchos trabajadores del conocimiento dedican una parte considerable de su jornada a reuniones, y no son pocas aquellas de las que salen con la sensación de que no hacía falta asistir. En equipos globales con diferencias horarias, no es raro que la franja en la que todos pueden estar en línea a la vez se limite a unas pocas horas al día. Una forma de trabajar que depende de la comunicación síncrona se convierte en causa de baja productividad y agotamiento.

La colaboración asíncrona es una forma de trabajar en la que no se presupone la respuesta inmediata del otro; cada persona trabaja en la franja horaria en la que mejor se concentra y comparte la información necesaria mediante documentos o mensajes. Empresas completamente remotas y exitosas como GitLab o Automattic aplican este método de forma rigurosa.

Construir una cultura de documentación

Aplicar el principio de «lo que no está escrito no existe»

La base de la colaboración asíncrona es la documentación. Lo que se decide en reuniones debe quedar siempre en actas, y el contexto de los proyectos y las razones de las decisiones deben documentarse. La comunicación oral no llega a quienes no estuvieron presentes, por lo que no funciona en un entorno asíncrono.

Al igual que el «memo de 6 páginas» de Amazon, donde todos leen el material en silencio al inicio de la reunión, este formato facilita la transición a una cultura asíncrona. Si se comparte el material con antelación y se aceptan preguntas mediante comentarios, en muchos casos la reunión misma puede omitirse.

Estandarizar la calidad con plantillas

Tener plantillas preparadas para propuestas de proyecto, informes semanales, registros de decisiones (ADR), etc., estabiliza la calidad de la documentación. Con plantillas, la barrera de «no sé qué escribir» se reduce y la frecuencia de creación de documentos en todo el equipo aumenta. Trabajar situando los documentos en el centro es también la base para crear un entorno de teletrabajo cómodo, y los libros sobre teletrabajo y cultura de documentación permiten hacerse una idea del conjunto.

Definir claramente las expectativas de respuesta

Separar canales según la urgencia

Si se exige respuesta inmediata a todos los mensajes, se pierden las ventajas de lo asíncrono. Separa los canales según la urgencia. Por ejemplo, establece reglas como: los canales de Slack requieren «respuesta en 24 horas», los mensajes con mención «en 4 horas», y las llamadas telefónicas o SMS «requieren atención inmediata».

Visibilizar el estado

Compartir estados como «hoy es día de trabajo concentrado, mis respuestas serán lentas» o «estaré en línea a partir de las 14:00» reduce la ansiedad del otro. Usar la función de «tiempo de concentración» de Google Calendar o los estados personalizados de Slack permite ver de un vistazo la disponibilidad de todo el equipo.

Identificar las situaciones que no son aptas para lo asíncrono

No todo debe ser asíncrono. La resolución de conflictos emocionales, las lluvias de ideas complejas y la respuesta a incidentes urgentes son más efectivas con comunicación síncrona. Tener criterios para distinguir entre asíncrono y síncrono maximiza la productividad del equipo.

Como regla general, si un problema no se resuelve tras 3 o más intercambios de mensajes, suele ser más rápido cambiar a una videollamada de 15 minutos. Sin embargo, no olvides documentar siempre lo que se decida en la llamada.

Puntos clave de este artículo

• Una parte nada pequeña de las reuniones se percibe como innecesaria por quienes asisten
• La construcción de una cultura de documentación es la base de la colaboración asíncrona
• Separar canales según la urgencia define claramente las expectativas de respuesta
• Los problemas que no se resuelven en 3 intercambios deben pasar a una llamada síncrona

Consolidar una cultura «asíncrono primero»

La colaboración asíncrona no se consolida solo con el esfuerzo individual. Es imprescindible que los líderes de equipo den ejemplo con comportamientos como «escribir un documento antes de convocar una reunión» y «no exigir respuestas inmediatas». El primer mes puede resultar incómodo, pero, a medida que se mantiene, las reuniones innecesarias van desapareciendo y el tiempo de trabajo concentrado que cada miembro consigue sin interrupciones aumenta de forma constante.

Respeta las diferencias de husos horarios y ritmos de vida

Una gran ventaja de la colaboración asíncrona es que personas que trabajan en momentos y lugares distintos pueden cooperar igualmente. Miembros en regiones con diferencia horaria, personas que no pueden moverse durante el día por el cuidado de hijos o de familiares, personas cuyas horas de concentración difieren. Una forma de trabajar que no exige respuestas instantáneas respeta esas circunstancias diversas. Lo que importa es no tomar el que la otra persona no reaccione enseguida como una falta de motivación. Dejar que cada uno haga su mejor trabajo en su propio ritmo. Partir de esa premisa se convierte en la base que sostiene con confianza una cultura asíncrona.