Como dominar la colaboracion asincrona
Por que es importante la colaboracion asincrona
Segun una investigacion de Atlassian, los trabajadores del conocimiento dedican un promedio de 17,7 horas semanales a reuniones, y aproximadamente el 70% siente que «no eran necesarias». En equipos globales con diferencias horarias, la franja en la que todos pueden estar en linea simultaneamente se limita a 2 o 3 horas al dia. Una forma de trabajar que depende de la comunicacion sincrona se convierte en causa de baja productividad y agotamiento.
La colaboracion asincrona es una forma de trabajar en la que no se presupone la respuesta inmediata del otro; cada persona trabaja en la franja horaria en la que mejor se concentra y comparte la informacion necesaria mediante documentos o mensajes. Empresas completamente remotas y exitosas como GitLab o Automattic aplican este metodo de forma rigurosa.
Construir una cultura de documentacion
Aplicar el principio de «lo que no esta escrito no existe»
La base de la colaboracion asincrona es la documentacion. Lo que se decide en reuniones debe quedar siempre en actas, y el contexto de los proyectos y las razones de las decisiones deben documentarse. La comunicacion oral no llega a quienes no estuvieron presentes, por lo que no funciona en un entorno asincrono.
Al igual que el «memo de 6 paginas» de Amazon, donde todos leen el material en silencio al inicio de la reunion, este formato facilita la transicion a una cultura asincrona. Si se comparte el material con antelacion y se aceptan preguntas mediante comentarios, en muchos casos la reunion misma puede omitirse.
Estandarizar la calidad con plantillas
Tener plantillas preparadas para propuestas de proyecto, informes semanales, registros de decisiones (ADR), etc., estabiliza la calidad de la documentacion. Con plantillas, la barrera de «no se que escribir» se reduce y la frecuencia de creacion de documentos en todo el equipo aumenta. (Los libros relacionados con teletrabajo y cultura de documentacion tambien son utiles como referencia.)
Definir claramente las expectativas de respuesta
Separar canales segun la urgencia
Si se exige respuesta inmediata a todos los mensajes, se pierden las ventajas de lo asincrono. Separa los canales segun la urgencia. Por ejemplo, establece reglas como: los canales de Slack requieren «respuesta en 24 horas», los mensajes con mencion «en 4 horas», y las llamadas telefonicas o SMS «requieren atencion inmediata».
Visibilizar el estado
Compartir estados como «hoy es dia de trabajo concentrado, mis respuestas seran lentas» o «estare en linea a partir de las 14:00» reduce la ansiedad del otro. Usar la funcion de «tiempo de concentracion» de Google Calendar o los estados personalizados de Slack permite ver de un vistazo la disponibilidad de todo el equipo.
Identificar las situaciones que no son aptas para lo asincrono
No todo debe ser asincrono. La resolucion de conflictos emocionales, las lluvias de ideas complejas y la respuesta a incidentes urgentes son mas efectivas con comunicacion sincrona. Tener criterios para distinguir entre asincrono y sincrono maximiza la productividad del equipo. (Puedes profundizar en libros relacionados con la productividad de equipos.)
Como regla general, si un problema no se resuelve tras 3 o mas intercambios de mensajes, suele ser mas rapido cambiar a una videollamada de 15 minutos. Sin embargo, no olvides documentar siempre lo que se decida en la llamada.
Puntos clave de este articulo
- Aproximadamente el 70% del tiempo de reuniones de los trabajadores del conocimiento se percibe como innecesario
- La construccion de una cultura de documentacion es la base de la colaboracion asincrona
- Separar canales segun la urgencia define claramente las expectativas de respuesta
- Los problemas que no se resuelven en 3 intercambios deben pasar a una llamada sincrona
Consolidar una cultura «asincrono primero»
La colaboracion asincrona no se consolida solo con el esfuerzo individual. Es imprescindible que los lideres de equipo den ejemplo con comportamientos como «escribir un documento antes de convocar una reunion» y «no exigir respuestas inmediatas». El primer mes puede resultar incomodo, pero tras 3 meses se reportan efectos como una reduccion del 40 al 50% en el tiempo de reuniones y un aumento de mas de 2 horas diarias de tiempo de trabajo concentrado para cada miembro.