掌握异步协作的方法

为什么异步协作很重要

许多知识工作者把工作时间中相当大的一部分花在会议上，其中不少会议让参加者觉得没有必要出席。在有时差的全球团队中，所有人能同时在线的时段每天仅有数小时的情况并不罕见。依赖同步沟通的工作方式，会导致生产力下降和职业倦怠。

异步协作是指不以对方即时回复为前提，各自在最能集中精力的时间段工作，通过文档和消息共享必要信息的工作方式。GitLab和Automattic等完全远程且成功的企业，彻底贯彻了这一方法。

构建文档文化

以“没有写下来的就不存在”为原则

异步协作的基础是文档。会议上决定的事项必须记录在会议纪要中，项目的背景和决策理由要文档化。口头传达在异步环境中无法发挥作用，因为不在场的人无法获得信息。

像亚马逊的“6页备忘录”那样，在会议开头全员默读资料的方式，有助于向异步文化过渡。如果事先共享资料并通过评论接受提问，很多情况下可以省略会议本身。

用模板标准化质量

准备好项目提案书、周报、决策记录（ADR）等模板，文档质量就能保持稳定。有了模板，“不知道该写什么”的障碍就会降低，整个团队的文档创建频率也会提高。

明确响应期望值

按紧急程度区分渠道

如果要求所有消息都即时回复，异步的优势就会丧失。按紧急程度区分渠道吧。例如，Slack频道设定为“24小时内回复”，带@提及的消息为“4小时内”，电话或短信为“需要即时响应”。

状态的可视化

通过共享“今天是专注工作日，回复会延迟”“14点以后上线”等状态，可以减轻对方的不安。活用Google日历的“专注时间”功能或Slack的自定义状态，整个团队的工作状况一目了然。

识别不适合异步的场景

并非所有事情都应该异步处理。情感冲突的化解、复杂的头脑风暴、紧急事件响应，同步沟通更为有效。拥有异步与同步使用分界的标准，能最大化团队生产力。

作为参考标准，3次以上消息往返仍未解决的问题，切换为15分钟的视频通话往往更快。不过，请不要忘记将通话中决定的内容记录在文档中。

本文要点

• 相当一部分会议被参加者认为没有必要
• 文档文化的构建是异步协作的基础
• 按紧急程度区分渠道以明确响应期望值
• 3次以上往返未解决的问题切换为同步通话

让异步优先的文化扎根

异步协作仅靠个人努力无法扎根。团队领导率先示范“开会前先写文档”“不要求即时回复”的行为是不可或缺的。最初1个月可能会感到不便，但坚持下去，不必要的会议会减少，每位成员不被打断地专注工作的时间也会稳步增加。

尊重时差与生活节奏的不同

异步协作的一大优点，是工作时间与地点不同的人之间也能协作。身处有时差地区的成员、因育儿或照护而白天无法行动的人、能专注的时段各不相同的人。不要求即时回复的工作方式，尊重这些多样的处境。重要的是，不要把对方没有立刻回应当作“没有干劲”。让每个人都能以自己的节奏做出最好的工作。立足于这一前提，便成为以信任支撑异步文化的基础。