Cómo gestionar el exceso de reuniones y proteger tu productividad
El mecanismo por el que el exceso de reuniones erosiona la productividad
En un estudio que Microsoft publicó en 2023, del tiempo de uso medido en Microsoft 365 el empleado promedio dedicaba el 57% a reuniones, chat y gestión de correos electrónicos (el 43% restante se destinaba a crear documentos, hojas de cálculo y similares). Cuantas más reuniones hay, más se recorta el tiempo de «trabajo profundo» que permite concentrarse en la tarea, y el trabajo que de verdad debería dar resultados queda postergado.
El problema no son las reuniones en sí, sino que el tiempo se lo lleven reuniones con un propósito difuso o reuniones en las que no hace falta participar. Al revisar la calidad y la cantidad de las reuniones, es posible recuperar varias horas al día.
Hacer un inventario de las reuniones
Listar todas las reuniones periódicas
Primero, haz una lista de todas las reuniones periódicas en las que participas. Para cada una, anota su propósito, tu papel y el valor que realmente obtienes. Solo con este ejercicio se hacen visibles las reuniones a las que sigues asistiendo por inercia.
Clasificar con tres criterios
Clasifica cada reunión en «imprescindible», «participación condicional» o «innecesaria». Imprescindible es la reunión en la que eres quien decide o la fuente principal de información. La participación condicional es la que puede sustituirse compartiendo las actas, y la innecesaria es aquella cuyo desarrollo no se ve afectado por tu ausencia. En las reuniones que juzgues innecesarias, transmitir con educación a tu superior o a quien las organiza tu intención de declinar suele mejorar la relación.
Técnicas para aumentar la eficiencia de las reuniones
Compartir la agenda con antelación sin excepciones
Por ejemplo, una reunión sin agenda es como un viaje sin destino. Vale la pena pedir a quien organiza la reunión que comparta la agenda hasta 24 horas antes de celebrarla. Con la agenda, los participantes pueden ordenar sus ideas de antemano y la discusión durante la reunión se vuelve más eficiente.
Acortar la duración predeterminada de las reuniones
En muchas organizaciones la duración predeterminada de las reuniones está fijada en 60 minutos. Solo con cambiarla a 25 o 45 minutos, las reuniones se vuelven sorprendentemente eficientes. Como muestra la ley de Parkinson, el trabajo se expande hasta llenar el tiempo concedido. Al fijar un marco temporal más corto, puedes centrarte en la discusión esencial.
Incorporar reuniones de pie
Desde hace tiempo se señala que las reuniones celebradas de pie tienden a terminar antes que las que se hacen sentados. Cuando uno se acomoda en la silla es fácil que la conversación se extienda, mientras que estar de pie ejerce una presión natural para decir solo lo esencial. Son especialmente eficaces para la revisión diaria del avance y para las decisiones breves.
Reservar tiempo sin reuniones
Bloquear tiempo de concentración
Es eficaz bloquear de antemano en el calendario un «tiempo de concentración» para el trabajo enfocado. Fija para ti la regla de no meter reuniones en esa franja. Si reservas de 2 a 3 horas de la mañana como tiempo de concentración, aprovechas la franja en la que tienes más energía.
Proponer un día sin reuniones
La práctica de dejar un día a la semana sin reuniones en el equipo o el departamento ha dado resultados en muchas empresas. Contar con un día que todos pueden dedicar al trabajo concentrado mejora la productividad de todo el equipo.
La «regla de las 2 pizzas» para aumentar la productividad de las reuniones es un principio propuesto por Jeff Bezos, fundador de Amazon: las reuniones que superan el número de personas a las que alcanzan 2 pizzas (de 6 a 8) se vuelven ineficientes. Si limitas a los participantes al mínimo necesario y compartes de antemano los temas y la hora de finalización, se reducen las digresiones para confirmar cosas y la misma agenda cabe con más facilidad en una reunión más corta.
Aprovechar las alternativas a las reuniones
No toda la comunicación tiene que ser una reunión. Si el único objetivo es compartir información, basta con un documento o un chat. Si quieres recoger opiniones, puedes aprovechar encuestas asíncronas o funciones de comentarios. Mantener el hábito de preguntarse «¿no se puede sustituir esta reunión por un correo?» amplía la perspectiva.
Puntos clave de este artículo
- Conocer los pasos concretos para hacer un inventario de las reuniones
- Dominar las claves de las técnicas que aumentan la eficiencia de las reuniones
- Incorporar a tu rutina las medidas para reservar tiempo sin reuniones
- Entender cómo funciona listar todas las reuniones periódicas
Resumen - Reducir las reuniones no es algo malo
No hace falta sentir culpa por reducir las reuniones. Al contrario, recortar las reuniones innecesarias y asegurar tiempo para dar resultados es una responsabilidad profesional. Empieza por listar las reuniones de esta semana y probar a declinar o acortar solo una. Un pequeño cambio conduce a una gran mejora de la productividad.