Como gestionar el exceso de reuniones y proteger tu productividad
El mecanismo por el que el exceso de reuniones erosiona la productividad
Segun una investigacion de Microsoft, el profesional promedio dedica aproximadamente el 60% de su jornada laboral a reuniones y correos electronicos. Cuantas mas reuniones hay, mas se reduce el tiempo de «trabajo profundo» dedicado a tareas que requieren concentracion, y el trabajo que realmente deberia generar resultados queda relegado.
El problema no son las reuniones en si, sino que el tiempo se lo roban reuniones sin un proposito claro o reuniones en las que no es necesario participar. Al revisar la calidad y cantidad de reuniones, es posible recuperar varias horas al dia.
Realizar una auditoria de reuniones
Listar todas las reuniones periodicas
Primero, haz una lista de todas las reuniones periodicas en las que participas. Para cada una, anota el proposito, tu rol y el valor real que obtienes. Solo con este ejercicio, las reuniones a las que asistes por inercia se hacen evidentes.
Clasificar con tres criterios
Clasifica cada reunion en «imprescindible», «participacion condicional» o «innecesaria». Imprescindible es aquella en la que eres quien toma decisiones o un proveedor clave de informacion. Participacion condicional es aquella que puede sustituirse compartiendo las actas. Innecesaria es aquella en la que tu ausencia no afecta al desarrollo. Para las reuniones que consideres innecesarias, comunicar educadamente tu intencion de declinar al organizador o superior suele mejorar la relacion.
Tecnicas para aumentar la eficiencia de las reuniones
Compartir la agenda con antelacion
Por ejemplo, una reunion sin agenda es como un viaje sin destino. Vale la pena pedir a los organizadores que compartan la agenda al menos 24 horas antes. Con una agenda, los participantes pueden organizar sus ideas previamente y la discusion durante la reunion se vuelve mas eficiente.
Reducir la duracion predeterminada de las reuniones
En muchas organizaciones, la duracion predeterminada de las reuniones es de 60 minutos. Solo con cambiarla a 25 o 45 minutos, las reuniones se vuelven sorprendentemente eficientes. Como demuestra la ley de Parkinson, el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible. Establecer un marco temporal mas corto permite centrarse en la discusion esencial. (Libros sobre tecnicas de reunion y facilitacion)
Incorporar reuniones de pie
Las reuniones realizadas de pie son, en promedio, un 34% mas cortas que las reuniones sentados, segun investigaciones. Son especialmente efectivas para revisiones diarias de progreso o decisiones rapidas.
Reservar tiempo sin reuniones
Bloquear tiempo de concentracion
Es efectivo bloquear previamente en el calendario un «tiempo de concentracion» para trabajo enfocado. Establece la regla personal de no programar reuniones en esa franja. Si reservas 2 o 3 horas por la manana como tiempo de concentracion, puedes aprovechar las horas de mayor energia. Tambien es util aprender metodos mas sistematicos en libros sobre tecnicas de reunion y facilitacion.
Proponer un dia sin reuniones
La iniciativa de establecer un dia a la semana sin reuniones en el equipo o departamento ha dado resultados en muchas empresas. Tener un dia en el que todos pueden dedicarse al trabajo concentrado mejora la productividad de todo el equipo.
La «regla de las 2 pizzas» para mejorar la productividad de las reuniones es un principio propuesto por Jeff Bezos, fundador de Amazon: las reuniones con mas personas de las que pueden alimentarse con 2 pizzas (6 a 8 personas) se vuelven ineficientes. Segun investigaciones, solo con limitar los participantes al minimo necesario y compartir previamente la agenda y la hora de finalizacion, el tiempo de reunion se reduce en promedio un 30%.
Utilizar alternativas a las reuniones
No toda comunicacion necesita ser una reunion. Si el objetivo es solo compartir informacion, un documento o un chat es suficiente. Si quieres recopilar opiniones, puedes usar encuestas asincronas o funciones de comentarios. Tener el habito de preguntarse «podria esta reunion sustituirse por un correo?» amplia la perspectiva. Consulta libros practicos sobre mejora de la productividad para encontrar el metodo que mejor se adapte a tu equipo. (Los libros relacionados tambien son utiles como referencia)
Puntos clave de este articulo
- Conocer los pasos concretos para realizar una auditoria de reuniones
- Dominar las tecnicas para aumentar la eficiencia de las reuniones
- Incorporar en tu rutina la reserva de tiempo sin reuniones
- Comprender el sistema para listar todas las reuniones periodicas
Resumen - Reducir reuniones no es algo malo
No necesitas sentirte culpable por reducir reuniones. Al contrario, eliminar reuniones innecesarias y asegurar tiempo para producir resultados es una responsabilidad profesional. Empieza esta semana listando tus reuniones y declinando o acortando solo una. Un pequeno cambio puede conducir a una gran mejora en la productividad.