Como gestionar varios proyectos simultaneamente

Por que es dificil gestionar varios proyectos a la vez

El cerebro humano no es bueno con la multitarea: cada vez que cambias de tarea, se necesitan en promedio 23 minutos para recuperar la concentracion. Investigaciones indican que cuando se manejan 3 o mas proyectos simultaneamente, la calidad de cada uno disminuye aproximadamente un 25%.

Por ejemplo, si por la manana escribes una propuesta, por la tarde asistes a una reunion de otro proyecto y al final del dia vuelves a la propuesta, aproximadamente el 40% de tu tiempo productivo real se pierde en costes de cambio de contexto.

Como establecer prioridades

Utilizar la matriz de Eisenhower

Clasifica las tareas en 4 cuadrantes: «urgente e importante», «urgente y no importante», «no urgente e importante», «no urgente y no importante». Por ejemplo, un informe con fecha de entrega manana es «urgente e importante», mientras que la preparacion de una presentacion para el mes que viene es «no urgente e importante»; para esta ultima, reserva tiempo de forma planificada.

Ajustar con una revision semanal

Dedica 15 minutos cada lunes por la manana a revisar el progreso de todos los proyectos y las prioridades de la semana. Aproximadamente el 75% de los gestores de proyectos que adoptaron este habito informaron que «mejoro su capacidad de respuesta ante problemas inesperados».

Tecnicas de distribucion del tiempo

Time blocking

Divide el dia en bloques y asigna un solo proyecto a cada bloque. Por la manana el proyecto A, por la tarde el proyecto B; asi minimizas el numero de cambios de contexto.

Reservar tiempo de margen

Programa solo el 80% de tu agenda y deja el 20% como margen. Esto te permite responder a solicitudes inesperadas o retrasos, evitando que todo el calendario se desmorone.

Sistema de seguimiento del progreso

Visualiza el progreso de cada proyecto en un unico panel. Usa una herramienta de gestion de tareas y gestiona con solo 3 estados: «pendiente», «en curso» y «completado». En la revision semanal, consulta el panel y reasigna recursos a los proyectos que van retrasados.

Puntos clave de este articulo

• Cada cambio de tarea requiere en promedio 23 minutos para recuperar la concentracion
• Clarifica las prioridades con la matriz de Eisenhower
• Minimiza los costes de cambio con time blocking
• Reserva el 20% de tu agenda como margen

Los libros especializados en gestion del tiempo tambien son utiles como referencia.