Cómo mejorar la gestión del tiempo y aumentar la productividad
La esencia de la gestión del tiempo es «elegir»
Al oír «gestión del tiempo», quizá imagines controlar la agenda minuto a minuto. Sin embargo, la esencia no está en decidir «qué hacer», sino en decidir «qué no hacer».
Peter Drucker afirmó: «El tiempo es el recurso más escaso; si no se gestiona, nada se puede gestionar». El día tiene 24 horas para todos y no se puede ampliar. La diferencia en los resultados la marca la elección de dónde asignar ese tiempo limitado.
Métodos eficaces de gestión del tiempo
Time blocking
Consiste en reservar bloques de tiempo en el calendario para trabajar. Si piensas «lo haré cuando tenga un hueco», las tareas importantes siempre se posponen.
En concreto, reserva un bloque de 2 horas al inicio del día para la tarea más importante y desactiva las notificaciones de correo y chat durante ese tiempo. En el concepto de «Deep Work» de Cal Newport, asegurar tiempo de trabajo concentrado es la clave de la productividad intelectual. (Libros especializados en gestión del tiempo)
La regla de los 2 minutos
Principio nacido del método GTD (Getting Things Done) de David Allen. Las tareas que se completan en menos de 2 minutos se ejecutan en el acto, sin añadirlas a la lista. La acumulación de pequeñas tareas genera carga psicológica e impide concentrarse en las grandes.
Procesamiento por lotes
Consiste en agrupar tareas similares y procesarlas juntas. Limitar la revisión del correo a 3 veces al día, fijar una franja para llamadas, agrupar las tareas administrativas. Cada cambio de tarea tiene un coste (context switching), así que agrupar tareas del mismo tipo mejora la eficiencia.
Tres trampas que reducen la productividad
La ilusión de la multitarea
Una investigación de la Universidad de Stanford demostró que las personas que practican la multitarea con frecuencia obtienen peores resultados en atención, memoria y capacidad de cambio de tarea que quienes trabajan en monotarea. El cerebro humano no es bueno en el procesamiento paralelo; la multitarea es en realidad un cambio rápido entre tareas.
La ley de Parkinson
«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización.» La ley de Parkinson demuestra la importancia de fijar plazos. Establecer límites de tiempo adecuados para cada tarea previene el perfeccionismo innecesario y permite avanzar con eficiencia.
La falacia de la planificación
Los seres humanos tendemos a subestimar el tiempo que requiere una tarea. Esto se conoce como falacia de la planificación (planning fallacy). Como contramedida, registrar el tiempo real que han llevado tareas similares en el pasado mejora la precisión de las estimaciones.
La relación con las herramientas digitales
Las aplicaciones de gestión de tareas y los calendarios son útiles, pero dedicar demasiado tiempo a elegirlos y configurarlos es contraproducente. La clave es elegir una herramienta sencilla y usarla de forma constante.
Además, las notificaciones del móvil son el gran enemigo de la concentración. Según estudios, tras recibir una notificación se tarda una media de 23 minutos en recuperar el estado de concentración previo. Convertir en hábito desactivar las notificaciones durante el trabajo resulta muy eficaz. Estudiar de forma sistemática el método que mejor se adapte a ti en libros de gestión del tiempo también es eficaz.
Las desventajas de la gestión del tiempo
Una gestión del tiempo excesiva puede convertirse, paradójicamente, en fuente de estrés. Atarse a un horario al minuto reduce la capacidad de respuesta ante imprevistos y resta flexibilidad.
Además, si en la búsqueda de la eficiencia se eliminan los tiempos muertos, se pierden oportunidades de creatividad y serendipia (descubrimientos fortuitos). No olvides que la gestión del tiempo es un medio, no un fin.
La perspectiva de la gestión de la energía
Tan importante como gestionar el tiempo es gestionar la energía. En una misma hora, la productividad varía enormemente según si tu nivel de energía es alto o bajo. (Los libros de desarrollo personal también son una buena referencia)
Coloca las tareas más importantes en la franja de mayor energía (para la mayoría, por la mañana) y reserva las tareas rutinarias para los momentos de menor energía. Solo con este ajuste en la distribución, los resultados cambian con las mismas horas de trabajo.
Puntos clave de este artículo
- Conocer los pasos concretos de los métodos eficaces de gestión del tiempo
- Dominar las claves para evitar las tres trampas que reducen la productividad
- Incorporar una relación sana con las herramientas digitales en tu día a día
- Comprender el mecanismo del time blocking
Conclusión: encontrar el método que se adapte a ti
Existen numerosos métodos de gestión del tiempo, pero no hay uno óptimo para todos. Lo que marca la diferencia es experimentar y encontrar el que se ajuste a la naturaleza de tu trabajo, tu ritmo de vida y tu personalidad. Consulta libros sobre productividad y empieza probando un solo método durante 2 semanas.