Cómo redactar actas de reunión que comuniquen con claridad
Por qué las actas son importantes
Se estima que el 70% del contenido de una reunión se olvida en 24 horas (curva del olvido de Ebbinghaus). El acta es una externalización de la memoria y un mecanismo para garantizar la ejecución de las decisiones y las siguientes acciones.
Por ejemplo, según estudios, las reuniones cuyas actas se comparten presentan una tasa de ejecución de los puntos de acción aproximadamente un 40% superior a las que no se comparten.
Cómo tomar notas durante la reunión
Centrarse en 3 elementos
Las notas deben limitarse a tres elementos: «decisiones», «puntos de acción (quién, qué, para cuándo)» y «cuestiones pendientes». No es necesario transcribir los detalles de la discusión palabra por palabra; basta con registrar las conclusiones y los siguientes pasos.
Usar abreviaturas y plantillas
Definir abreviaturas como «D: decisión», «A: acción», «P: pendiente» acelera la toma de notas. Si preparas una plantilla de antemano, durante la reunión solo tendrás que rellenar los espacios en blanco.
Formato de un acta legible
Colocar un resumen al inicio
Si al principio del acta incluyes un resumen como «3 decisiones, 5 puntos de acción», incluso las personas ocupadas podrán captar la visión general en 10 segundos.
Destacar los puntos de acción
Usa un formato visualmente llamativo, como poner en negrita el nombre del responsable y la fecha límite. Si los puntos de acción quedan enterrados, la tasa de ejecución desciende drásticamente.
Cuándo compartir el acta
Lo ideal es compartirla en las 2 horas siguientes al final de la reunión. Cuanto más tiempo pasa, más se difumina la memoria y aumentan las solicitudes de corrección. Es más eficiente priorizar la rapidez sobre la perfección y corregir después si es necesario. Se estima que la diferencia en la tasa de ejecución de los puntos de acción entre compartir en las primeras 24 horas y hacerlo después de 48 horas es de aproximadamente un 25%.
Puntos clave de este artículo
- Compartir el acta mejora la tasa de ejecución de acciones en aproximadamente un 40%
- Las notas se limitan a 3 elementos: decisiones, acciones y cuestiones pendientes
- Un resumen al inicio permite captar la visión general en 10 segundos
- Lo ideal es compartir en las 2 horas posteriores a la reunión
Los libros que enseñan de forma sistemática las técnicas de feedback también son una buena referencia.