应对过多会议，守护工作生产力的方法

会议过多侵蚀生产力的机制

微软在2023年公布的一项调查显示，在Microsoft 365上测得的使用时间中，普通员工把57%花在会议、聊天和邮件处理上（其余43%用于制作文档和表格等）。会议越多，能够集中投入工作的“深度工作”时间就被削减得越多，本应产出成果的业务被不断推后。

问题不在于会议本身，而在于目的模糊的会议或不必参加的会议夺走了时间。重新审视会议的质量和数量，就有可能在一天中夺回数小时。

进行会议盘点

把所有例会列成清单

首先，把自己参加的所有例会列出来。针对每一个会议，写下它的目的、自己的角色以及实际获得的价值。仅这一项作业，就能看清那些靠惯性一直参加下去的会议。

用3个标准分类

把每个会议分成“必须”“有条件参加”“不需要”三类。必须是指自己是决策者或主要信息提供者的会议。有条件参加是指可以通过共享会议纪要来替代的会议，不需要是指自己不在也不影响进行的会议。对于判断为不需要的会议，向上司或主办者礼貌地传达退出的意愿，关系反而更容易得到改善。

提高会议效率的技巧

彻底做到事前共享议程

比如说，没有议程的会议就像没有目的地的旅行。值得请会议的主办者在召开的24小时之前共享议程。有了议程，参加者可以事先整理好想法，会议中的讨论也会变得高效。

缩短会议时长的默认值

许多组织把会议的默认时长设为60分钟。仅把它改成25分钟或45分钟，会议就会变得惊人地高效。正如帕金森定律所示，工作会膨胀到填满被给予的时间。设定较短的时间框架，就能把注意力集中在本质性的讨论上。

引入站立会议

站着开的会议比坐着开的会议更容易早些结束，这一点很早就有人指出。坐到椅子上容易安顿下来把话题铺开，而站着时自然会产生只讲要点的力量。特别是每日的进度确认和简短的决策，站立会议很有效。

确保没有会议的时间

锁定专注时间

在日历上预先把集中作业的时间锁定为“专注时间”是有效的做法。在自己心里设定这个时间段不安排会议的规则。把上午的2到3小时设为专注时间，就能有效利用精力最高的时段。

提议设立无会议日

在团队或部门里每周留出一天不安排会议的做法，在许多企业都取得了成效。有一天全员都能投入集中作业，整个团队的生产力就会提升。

提高会议生产力的“2张披萨规则”是亚马逊创始人杰夫·贝佐斯提出的原则，即超过2张披萨够吃的人数（6到8人）的会议会变得低效。把参加者压缩到必要的最少人数，并事先共享议题和结束时间，为了确认而跑题的情况就会减少，同样的议题也更容易在较短的会议里谈完。

活用会议的替代手段

并非所有沟通都必须采用会议的形式。如果目的只是信息共享，文档或聊天就足够了。如果想收集意见，可以活用异步问卷或评论功能。保持“这个会议能不能用邮件替代”这样不断自问的习惯，视野就会开阔起来。

本文要点

• 了解进行会议盘点的具体步骤
• 掌握提高会议效率的技巧要点
• 把确保没有会议的时间的做法融入日常
• 把握把所有例会列成清单的机制

总结：减少会议并不是坏事

不需要为减少会议感到负罪感。相反，减少不必要的会议、确保产出成果的时间，是作为专业人士的责任。首先从把本周的会议列成清单、尝试推辞或缩短其中一个开始吧。小小的变化会带来生产力的大幅提升。