应对过多会议，守护工作生产力的方法
会议过多侵蚀生产力的机制
根据微软的调查，普通商务人士将每周工作时间的约60%花在会议和邮件处理上。会议越多，能够集中精力进行“深度工作”的时间就越少，本应产出成果的工作被不断推迟。
问题不在于会议本身，而在于目的模糊的会议或不需要参加的会议占用了时间。通过重新审视会议的质量和数量，有可能每天夺回数小时的时间。
进行会议盘点
将所有例会列成清单
首先，列出你参加的所有例会。针对每个会议，写下其目的、你的角色以及实际获得的价值。仅这一步，就能看清那些因惯性而持续参加的会议。
按3个标准进行分类
将每个会议分为“必须参加”“有条件参加”“不需要”三类。必须参加的是你作为决策者或主要信息提供者的会议。有条件参加的是可以通过共享会议纪要来替代的会议，不需要的是即使你不在也不影响进行的会议。对于判断为不需要的会议，礼貌地向上司或主办者表达退出意愿，有助于改善关系。
提高会议效率的技巧
彻底落实议程的事前共享
例如，没有议程的会议就像没有目的地的旅行。值得要求会议主办者在召开前24小时共享议程。有了议程，参会者可以事先整理想法，会议中的讨论也会更加高效。
缩短会议的默认时长
许多组织将会议默认时长设为60分钟。仅将其改为25分钟或45分钟，会议就会变得惊人地高效。正如帕金森定律所示，工作会膨胀到填满所给予的时间。设定较短的时间框架，可以集中于本质性的讨论。（会议技巧和引导术相关书籍）
引入站立会议
有研究结果表明，站着开的会议比坐着开的会议平均缩短34%。特别是每日进度确认或简短的决策，站立会议非常有效。
确保无会议时间
预留专注时间
在日历中预先将“专注时间”作为集中工作时间进行锁定是有效的方法。在这个时间段内设定不安排会议的规则。将上午的2到3小时设为专注时间，可以有效利用精力最充沛的时段。通过会议技巧和引导术相关书籍，学习更系统的方法也很有效。
提议设立无会议日
在团队或部门中每周设立一天不安排会议的做法，在许多企业中取得了成效。有一天全员都能用于集中工作，整个团队的生产力都会提升。
提高会议生产力的“两个披萨规则”是亚马逊创始人杰夫·贝佐斯提出的原则，即超过两个披萨能喂饱的人数（6到8人）的会议会变得低效。有调查结果显示，仅将参会者控制在最少必要人数，并事先共享议题和结束时间，会议时间就能平均缩短30%。
活用会议的替代方式
并非所有沟通都需要通过会议进行。如果只是信息共享，文档或聊天工具就足够了。如果想收集意见，可以利用异步问卷或评论功能。养成“这个会议能否用邮件替代”的思考习惯，可以拓宽视野。请参考生产力提升相关实践书籍，找到适合自己团队的方法。（相关书籍也可作为参考）
本文要点
- 了解进行会议盘点的具体步骤
- 掌握提高会议效率的技巧要领
- 将确保无会议时间融入日常
- 把握将所有例会列成清单的机制
总结：减少会议并不是坏事
减少会议不需要有负罪感。相反，减少不必要的会议、确保产出成果的时间，是作为专业人士的责任。首先从本周的会议清单中，尝试推辞或缩短一个会议开始吧。小小的改变，会带来生产力的大幅提升。