Cómo crear una lista de tareas que realmente funcione

Por qué las listas de tareas no funcionan

Según estudios, aproximadamente el 41% de las tareas escritas en una lista nunca se completan. Las causas son tres: «las tareas son demasiado grandes», «no hay prioridades» y «los plazos son ambiguos».

Por ejemplo, una tarea como «hacer la propuesta» es demasiado grande y cuesta empezar, pero si la descompones en «crear el índice de la propuesta en 15 minutos», puedes ponerte manos a la obra de inmediato.

Cómo crear una lista que funcione

Descomponer las tareas en bloques de 15 minutos o menos

Descompón todas las tareas en unidades que puedas completar en 15 minutos o menos. Por ejemplo, «escribir el informe» se divide en «recopilar datos (15 min)», «decidir la estructura (10 min)», «escribir el capítulo 1 (15 min)». Las tareas descompuestas tienen una tasa de finalización unas 2,5 veces mayor que las no descompuestas.

Limitar las tareas del día a 5-7

Cuando la lista supera los 10 elementos, aparece la fatiga de decisión y la productividad baja. Clasifica las 3 más importantes como «obligatorias» y las 2-4 restantes como «si es posible».

Cómo establecer prioridades

Definir la MIT (Most Important Task)

Cada mañana, decide 1 tarea que sea «lo que sí o sí termino hoy». Completar la MIT por la mañana aumenta enormemente la sensación de logro del día y eleva la motivación para el resto de tareas.

La regla de los 2 minutos

Las tareas que se completan en menos de 2 minutos se ejecutan en el momento, sin anotarlas en la lista. Responder un correo, ordenar un archivo, devolver una llamada: no acumular tareas pequeñas mantiene la lista ligera.

Reglas de uso

Cada día, dedica 5 minutos al final de la jornada a preparar la lista del día siguiente. Las personas que planifican la noche anterior tienen una productividad aproximadamente un 20% mayor al día siguiente que quienes planifican por la mañana. Además, el acto de tachar una tarea completada (o marcarla) estimula la liberación de dopamina y aumenta la motivación para la siguiente tarea.

Puntos clave de este artículo

• Aproximadamente el 41% de las tareas de una lista nunca se completan
• Descomponer en bloques de 15 minutos multiplica la tasa de finalización por 2,5
• Limitar las tareas del día a 5-7
• Planificar la noche anterior mejora la productividad del día siguiente en un 20%

Los libros especializados en gestión del tiempo también son una buena referencia.