制作真正有效的待办清单的方法
待办清单不起作用的原因
大多数人都有过写下待办清单却最终放弃的经历。多项生产力研究表明，写在待办清单上的任务约41%永远不会完成。原因有三个：任务太大，启动的心理障碍过高；没有优先级，不知道从哪里开始；截止日期模糊，缺乏紧迫感。当这三个因素叠加时，清单就变成了只会膨胀、不会执行的「愿望簿」。
例如，你在清单上写了「写策划书」。不知从何下手，结果逃到其他细小的工作中去了。但如果写的是「用15分钟写策划书目录」，下一步就很明确，可以立刻着手。清单不起作用的根本原因在于「写法」。
制作有效清单的方法
将任务分解为15分钟以内
最重要的规则是将所有任务分解为「15分钟以内能完成的单位」。「写报告」分为「收集数据（15分钟）」「确定结构（10分钟）」「写第一章（15分钟）」。据说分解后的任务完成率是未分解任务的约2.5倍。
分解的标准是「能否坐下来立刻动手，不需要思考」。要具体到没有犹豫的余地。不是「找资料」，而是「从公司共享文件夹下载Q2销售数据」，明确动词和对象。
每天的任务控制在5到7个
清单超过10个时会产生选择疲劳，生产力下降。早上把「今天要完成」的任务缩减到最多7个。将最重要的3个归为「必须做」，其余2到4个归为「尽量做」。超过7个的部分移到「明天以后」清单中，从视野中消失。
确定优先级的方法
确定MIT（最重要任务）
每天早上决定一个「今天至少要完成这个」的任务。在上午完成MIT后，一天的成就感大幅提升，对剩余任务的动力也会提高。关键是根据「对成果贡献最大」来选择MIT，而不是「截止日期最近」。如果紧急但不重要的杂务占据了上午，关键工作就会被推迟。
2分钟规则
2分钟以内能完成的任务不写进清单，当场执行。回复邮件、整理文件、回电话等，不积攒小任务就能保持清单精简。反过来，如果判断某事超过2分钟才能完成，就先分解再加入清单。
常见失败模式及对策
每天复制未完成的任务
连续多天遗留的任务说明分解不充分，或者本身并非真正需要做的事。如果一个任务连续3天未完成，问问自己是否真的需要做。不需要就删除，需要就重新分解。
在选工具上花太多时间
有些人沉迷于寻找完美的App、手帐或便签系统，而实际的任务执行却停滞了。工具不重要。重要的是遵守原则：15分钟分解、限制在5到7个、确定MIT。无论纸质还是数字，只要能实践这些原则，任何工具都一样。
运用规则
每天结束时花5分钟制作第二天的清单。据说前一天晚上做计划的人比早上做计划的人第二天生产力高约20%。晚上建立第二天的计划后，早上的判断负担为零，醒来的瞬间就能行动。
此外，给完成的任务划线（打勾）的行为能促进大脑多巴胺分泌，提高对下一个任务的意愿。即使使用数字工具，也请有意识地体味按下完成按钮瞬间的小小成就感。
下一步
使用这个系统1周后，周五数一数「本周完成的任务数」和「未完成任务数」。如果完成率低于70%，说明每天的任务数太多或分解不够细。下周通过减少数量或细化分解来调整。
本文要点
- 待办清单约41%的任务永远不会完成
- 分解为15分钟以内完成率约提高2.5倍
- 每天的任务控制在5到7个
- 根据对成果的贡献选择MIT，而非截止日期
- 前一天晚上做计划第二天生产力约提升20%
- 连续3天以上遗留的任务应重新分解或删除