Cómo delegar tareas con eficacia para maximizar resultados

Por qué a tanta gente le cuesta delegar

Se estima que alrededor del 70 % de los directivos tienden a evitar la delegación porque sienten que «es más rápido hacerlo yo mismo». Sin embargo, estudios organizacionales indican que asumir todo uno mismo reduce la productividad del equipo en aproximadamente un 30 %.

Por ejemplo, de las 40 horas semanales de trabajo, los directivos dedican de media solo 8 horas a las tareas estratégicas en las que realmente deberían concentrarse.

Cómo elegir qué tareas delegar

Identifica lo que solo tú puedes hacer

Clasifica tus tareas en tres categorías: «solo yo puedo hacerlo», «otra persona también podría hacerlo» y «otra persona lo haría mejor». Por ejemplo, las decisiones y las negociaciones externas las asumes tú, mientras que la elaboración de documentos o la recopilación de datos se asignan a tu equipo.

Delega como oportunidad de crecimiento

Si delegas conscientemente tareas que contribuyen al desarrollo profesional de tus colaboradores, elevarás las capacidades del equipo en su conjunto. Aproximadamente el 60 % de los empleados que reciben tareas delegadas afirman haber «percibido un crecimiento real».

Cómo dar instrucciones eficaces

Define el objetivo y el plazo con claridad

En lugar de «organízalo bien», di: «Para el 15 de marzo, elabora una propuesta de máximo 2 páginas en A4. El punto clave es cuantificar el ahorro de costes». Sé concreto.

Establece momentos de seguimiento

No abandones la tarea tras delegarla: fija puntos de control intermedios. Para una tarea de una semana, una revisión al tercer día permite corregir el rumbo a tiempo.

Seguimiento tras la delegación

Una vez completada la tarea, ofrece siempre feedback. Señala de forma concreta lo que se hizo bien y propón las mejoras de manera que puedan aplicarse la próxima vez. Se estima que los empleados que reciben feedback mejoran la calidad de la siguiente tarea delegada en un 25 % de media.

Puntos clave de este artículo

• Asumir todo uno mismo reduce la productividad del equipo en aproximadamente un 30 %
• Clasifica las tareas en 3 categorías para identificar qué delegar
• Comunica objetivo, plazo y puntos clave de forma concreta
• El feedback mejora la calidad de la siguiente tarea en un 25 % de media

Los libros especializados en gestión del tiempo también son una buena referencia.