Gestión del tiempo

La esencia de la gestión del tiempo

La expresión «gestión del tiempo» induce a confusión. El tiempo en sí no se puede gestionar. Un día tiene 24 horas para todo el mundo, y no es posible ampliarlo ni ahorrarlo. La esencia de la gestión del tiempo es elegir conscientemente «qué hacer y qué no hacer» dentro del tiempo limitado. Es decir, gestionar el tiempo es gestionar prioridades y, en última instancia, gestionar valores. Cuando se siente que «estoy demasiado ocupado y no tengo tiempo», lo que realmente falta no suele ser tiempo, sino un criterio para juzgar qué es importante.

La confusión entre urgente e importante

La matriz de Eisenhower clasifica las tareas en cuatro cuadrantes: «urgente e importante», «importante pero no urgente», «urgente pero no importante» y «ni urgente ni importante». La trampa en la que caen muchas personas es dejarse absorber por las tareas «urgentes pero no importantes» y postergar indefinidamente las «importantes pero no urgentes». Responder correos, atender peticiones imprevistas, coordinar reuniones: todo ello tiene alta urgencia y se atiende de inmediato, pero reflexionar sobre la dirección profesional, hacer ejercicio por salud o dedicar tiempo a las personas queridas - cosas verdaderamente importantes - se posponen una y otra vez porque carecen de urgencia.

La falacia de la planificación

La economía conductual ha identificado la «falacia de la planificación»: la tendencia humana a subestimar sistemáticamente el tiempo necesario para completar una tarea. Aunque en el pasado se haya excedido el plazo en tareas similares, ante la siguiente se piensa con optimismo que «esta vez saldrá bien». Esta falacia se da no solo a nivel individual sino también organizativo, y es una causa principal de retrasos en proyectos y sobrecostes presupuestarios. La contramedida es utilizar la «predicción por clase de referencia»: en lugar de preguntarse «¿cuánto tardará esta tarea?», tomar como base «¿cuánto tardaron tareas similares en el pasado?».

Los límites de la gestión del tiempo

Por mucho que se perfeccionen las técnicas de gestión del tiempo, hay un problema de fondo que no se resuelve: el problema estructural de que «hay demasiado que hacer». Si se aumenta la eficiencia, el tiempo liberado se llena con nuevas tareas y la sensación de estar ocupado no cambia. Para romper este círculo vicioso se necesita un enfoque sustractivo: «decidir qué no hacer», en lugar de buscar más eficiencia. El pensamiento esencialista (concentrarse exclusivamente en lo verdaderamente importante) no es una técnica de gestión del tiempo, sino una filosofía que cuestiona las premisas mismas de la gestión del tiempo. Mientras se intente hacerlo todo, cualquier técnica de gestión del tiempo será como echar agua al mar.