Cómo diseñar un espacio de trabajo productivo

Por qué el espacio de trabajo decide tu productividad

Los resultados del trabajo no se deciden solo con fuerza de voluntad. El efecto que el entorno de trabajo tiene sobre la concentración es mayor de lo que imaginas, y basta una decisión sobre dónde colocar la mesa para que el rendimiento diario cambie de forma considerable. Una mesa desordenada, una iluminación pobre, una silla incómoda. Cuando se acumulan factores del entorno como estos, el estrés se va sumando sin que te des cuenta y la eficiencia del trabajo cae.

Al contrario, si diseñas de forma deliberada un espacio de trabajo que se ajuste a ti, entrar en estado de concentración resulta más fácil y la acumulación de fatiga se mantiene a raya. Lo que importa no es reunir muebles caros, sino construir el entorno con lógica a partir de tu propia manera de trabajar.

Principios básicos de la colocación de la mesa

Dónde pones la mesa es el factor más importante de todos, porque está ligado directamente a la concentración. Orientarla hacia la ventana permite recibir luz natural, pero hay casos en que el contraluz hace difícil leer el monitor. La disposición ideal deja la ventana a un lado. Con la luz natural entrando de costado, aseguras claridad y a la vez alivias la carga sobre los ojos.

Sentarse de cara a la pared

Sentarse de cara a la pared facilita la concentración, aunque hay personas a las que esa disposición les resulta agobiante. En ese caso, asegurar 50 centímetros o más de espacio delante de la mesa, o colgar en la pared un cuadro pequeño o poner una planta para crear una sensación de apertura visual, hace que la disposición se sostenga mejor. Conviene evitar la disposición que deja la puerta a tu espalda, porque acabas pendiente sin querer de lo que ocurre detrás de ti.

Controlar la concentración con la iluminación

La iluminación tiene mucho que decir en la calidad del trabajo. Depender solo del fluorescente del techo deja sombras sobre las manos o vuelve la luz tan uniforme que los ojos se cansan enseguida. Lo ideal es añadir una lámpara de escritorio y mantener la zona que tienes delante en torno a los 300 o 500 lux.

La temperatura de color es también un factor importante. Una luz blanca neutra de alrededor de 5000K se ajusta bien al trabajo que exige concentración, mientras que cambiar a una luz cálida de unos 3000K a partir del atardecer ayuda a no alterar el ritmo del reloj biológico. Si preparas una sola lámpara de escritorio con regulación de intensidad y de color, puedes lograr sin esfuerzo un entorno luminoso ajustado a cada momento del día.

Reducir el ruido mental con el almacenaje

Cuando hay muchos objetos sobre la mesa, el ruido visual aumenta y la memoria de trabajo del cerebro se consume en balde. El principio es dejar sobre la superficie solo lo que la tarea del momento necesita. Vale la pena reducirlo a un bolígrafo, una libreta y algo de beber, y guardar todo lo demás en un cajón o en una estantería.

La clave del almacenaje está en dejar que la frecuencia de uso decida la distancia. Lo que usas a diario, al alcance de la mano; lo que usas unas cuantas veces por semana, en una estantería cercana a la mesa; y lo que tocas una vez al mes, guardado en otro sitio. Avanzar en la digitalización de los documentos y mantener el papel en un mínimo te asegura a la vez espacio físico y margen psicológico.

Preparar el entorno digital

Colocación del monitor y los dispositivos

La posición ideal del monitor sitúa su borde superior entre 5 y 10 centímetros por debajo de la altura de los ojos. Toma de 50 a 70 centímetros como referencia para la distancia a la pantalla. Si trabajas solo con un portátil, resulta eficaz incorporar un monitor externo o un soporte para ajustar la altura de la pantalla. Una postura que mantiene el cuello inclinado hacia abajo acaba siendo causa de hombros cargados y dolores de cabeza.

El escritorio y la gestión de archivos

Los mismos principios que valen para una mesa física valen para el escritorio del ordenador. En lugar de dispersar los archivos por el escritorio, mantén una estructura de carpetas ordenada y borra a intervalos regulares lo que no necesitas. Abrir demasiadas pestañas del navegador también reparte la atención, así que conviene hacerse a la costumbre de cerrar las que no tienen relación con la tarea del momento. También hay libros sobre organización digital que son una referencia útil para la gestión eficiente de archivos.

Crear un entorno que atienda los cinco sentidos

Un espacio de trabajo productivo atiende no solo a la vista, sino a los cinco sentidos. En el terreno del oído, hay personas que descubren que el silencio absoluto hace resaltar, al contrario, cada pequeño ruido. Aprovechar una aplicación que reproduzca el murmullo de una cafetería o los sonidos de la naturaleza es una vía posible. El ruido impredecible, como unas obras o una conversación cercana, estorba a la concentración, así que valorar unos auriculares con cancelación de ruido puede traer mejoras.

En el terreno del olfato, hay quien usa un aroma fresco como la menta o el romero a modo de señal de que el trabajo empieza. Más que el efecto de la fragancia en sí, lo que ayuda es la asociación de «cuando está este aroma, toca trabajar». Usar un difusor con moderación añade un acento agradable al espacio de trabajo. Entre 22 y 25 grados de temperatura y entre el 40 y el 60% de humedad sirven de referencia para un entorno de trabajo cómodo.

Puntos clave de este artículo

• Conocer los pasos concretos de los principios básicos de la colocación de la mesa
• Controlar la concentración con la iluminación
• Hacerse con la clave para reducir el ruido mental mediante el almacenaje
• Optimizar la colocación del monitor y los dispositivos

Optimizar el entorno con una revisión periódica

Un espacio de trabajo no queda terminado una vez construido. Revisarlo a intervalos regulares conforme cambian las estaciones, cambia el trabajo en sí y cambia tu estado físico es lo que decide los resultados. Vale la pena dedicar unos 15 minutos una vez al mes a retirar de alrededor de la mesa lo que no necesitas y a afinar la disposición.

Cuando revises, recuerda el momento del último mes en que mejor te concentraste y aquel en que peor lo hiciste, y analiza qué factores del entorno intervenían. Al ir sumando pequeñas mejoras, el espacio de trabajo óptimo para ti y para nadie más va tomando forma poco a poco. Más que aspirar a la perfección, ten presente la idea de construir un entorno apenas un poco mejor que el de hoy.