提高工作效率的简单习惯

提效的第一步是决定“不做什么”

想要提高工作效率时，很多人会寻找“更快完成的方法”。然而，最有效的提效是排除不必要的工作。根据帕累托法则（80:20法则），80%的成果来自20%的活动。

首先记录一周的工作，验证每个任务是否真的必要是有价值的。惯性参加的会议、没人看的报告、过度的质量检查。仅仅重新审视这些，就能大幅节省时间。

守护早晨的最初2小时

对大多数人来说，上午是能量和专注力最高的时间段。将这宝贵的时间花在回复邮件和杂务上，等于将最高生产力的资源投入到最低价值的工作中。

早晨的最初2小时，用于最重要且认知负荷最高的任务。邮件确认推迟到上午10点以后，会议也尽量安排在下午。仅仅这个习惯，一天的生产力就会大不相同。

提高效率的具体习惯

前一天晚上制定第二天的计划

例如，前一天晚上制作好第二天的任务清单，可以减少早晨的决策成本。不需要花时间思考该做什么，可以立即开始工作。

例如，清单精简到3个最重要的任务。如果列出10个任务，就会产生犹豫从哪个开始的时间。集中在“今天至少完成这些”的3个上，也更容易获得成就感。

将类似任务集中处理

回复邮件、接听电话、制作文件等，将同类工作集中进行的批量处理，可以减少任务切换的成本。大脑持续在同一模式下运作，处理速度会提高。

特别是邮件，设定每天3次（早、中、晚）集中处理的规则很有效。持续监控邮件的习惯会严重损害专注力。

活用2分钟规则

2分钟内能完成的任务，不加入清单而是当场处理。小任务的积累会成为心理负担，妨碍对重要任务的专注。但在集中工作期间例外，之后集中处理更有效。通过工作术相关的书籍系统地学习适合自己的提效方法也很有效。（工作术相关的书籍）

会议的效率化

会议占据了工作时间的很大比例，但其中很多是低效的。哈佛商业评论的调查显示，71%的管理者觉得会议没有生产力。

要提高会议效率，首先事前共享议程，明确目的和期望的成果。参加者精简到最少，时间以30分钟为基本。养成“这个会议能不能用邮件代替”的思考习惯，视野就会更开阔。

与数字工具的相处之道

生产力工具很方便，但存在工具管理本身变成工作的陷阱。使用3个任务管理应用、持续在笔记应用中整理信息。这些都是生产力的幻觉。

选择一个简单的工具并持续使用是最高效的。每次更换工具都会产生迁移成本和学习成本。

休息也是提效的一部分

过于追求效率而削减休息，反而会降低生产力。人的专注力有限，不休息就不可能维持高水平的表现。（相关书籍也可以作为参考）

每90分钟休息10分钟、午休时离开桌子散步、周末完全远离工作。这些休息是对第二天及以后生产力的投资。

本文要点

• 了解守护早晨最初2小时的具体步骤
• 掌握提高效率的具体习惯的要领
• 将会议效率化融入日常
• 把握前一天晚上制定计划的机制

总结 - 简单就是最强的提效

工作效率化不是靠复杂的系统或昂贵的工具，而是靠简单习惯的积累来实现。排除不必要的工作、守护早晨的时间、集中处理任务。仅仅彻底执行这些基本，工作的质量和速度就会切实提升。生产力提升相关的书籍也能成为养成新习惯的契机。