提升写作能力，写出让人读懂的文章

为什么写作能力很重要

随着远程办公的普及，文字沟通的比重持续增加。Slack和邮件的往来、文档的撰写、项目的汇报等，工作中的大部分内容都通过文字来完成。写作能力的差距，直接影响工作成果的差距。

有调查结果显示，商务人士平均每天花费2.6小时用于邮件的读写。提升写作能力，能够直接提高这段庞大时间的生产力。易读的文章据说能将因误解而产生的反复沟通平均减少30%。

在口头沟通中，表情和语调可以补充的信息，在文字中会丢失。因此，文字沟通更需要下功夫来准确传达意图。模糊的文章会产生误解，增加不必要的往来，降低生产力。

让人读懂的文章的基本原则

彻底贯彻一句一义

一个句子只包含一个信息。将多个信息塞入一个句子中，读者就无法判断什么是重要的。长句值得拆分为两个句子，让每个句子传达一个明确的信息。

先写结论

在商务文书中，先陈述结论是铁则。运用PREP法（Point、Reason、Example、Point），先陈述结论，接着说明理由，用具体例子加以佐证，最后重申结论。读者会在开头几行判断文章的价值，因此在开头传达核心内容是关键。

具体地写

抽象的表达是误解的温床。不要写“尽快”而要写“明天15点之前”，不要写“很多”而要写“大约30件”，使用数字和专有名词来具体表达。具体性能提高文章的可信度，促使读者采取行动。

提高可读性的技巧

保持段落简短

一个段落控制在3到5句左右。过长的段落会给人视觉上的压迫感，夺走读者的注意力。在段落开头放置主题句（该段落的要点），读者就能快速把握段落内容。

有效使用连接词

明示句与句之间逻辑关系的连接词，能使文章的流畅度提升。“因此”“另一方面”“具体来说”“但是”等，使用恰当的连接词，读者就能更容易跟上作者的思路。不过，过多使用连接词会使文章冗长，因此应限制在必要的地方使用。

删除多余的词语

“基本上”“从某种意义上说”“所谓的”“从这个意义上来说”等没有实际意义的修饰语应当删除。参考提升写作能力的书籍，养成推敲的习惯是进步的捷径。

邮件写作技巧

商务邮件的基本要求是：用标题简洁传达内容，在正文开头明确说明事由，具体指出需要采取的行动。长篇邮件很可能不会被阅读，因此将要点用列表形式归纳，详细内容交给附件是有效的做法。（提升写作能力的书籍）

在需要回复的邮件中，应明确写出希望对方“回复什么”“在什么时间之前”“以什么方式”回复。模糊的请求会导致回复延迟或答非所问。

持续提升写作能力的方法

写作能力与写作量成正比地提升。通过保持日记、博客、社交媒体发帖等日常写作习惯，视野会得到拓展。养成第二天重新阅读并推敲所写文章的习惯也很有效。经过一段时间后，就能以客观的视角评价自己的文章。（相关书籍也可作为参考）

此外，阅读优质文章也有助于写作能力的提升。通过阅读关于写作技巧的实践类书籍，可以从体感上学习文章的结构和节奏。阅读能力和写作能力是一体两面的，两者同时锻炼，写作能力就会飞跃性地提升。

本文要点

• 了解让人读懂的文章的基本原则的具体步骤
• 掌握提高可读性的技巧的要领
• 将邮件写作技巧融入日常
• 把握彻底贯彻一句一义的机制

文字沟通的陷阱

文字沟通有其固有的局限性。情感和语气难以传达，玩笑和讽刺容易被误解。对于重要的话题或情感性的主题，考虑不仅使用文字，还结合面对面或电话沟通是有效的。文字并非万能，根据情况选择最佳的沟通方式，才是真正的沟通能力。